Event Marketing: 3 consigli

«E ora come posso organizzare un evento di successo?» Di sicuro è una domanda che ti sei fatto, se con il tuo cliente hai deciso di inserire l’event marketing nel marketing mix. Ottimo.

Magari ti sei già cimentato nella progettazione di eventi, siano stati essi eventi sportivi, eventi aziendali o culturali, online oppure offline, ma senza avere una precisa strategia, un piano di marketing degli eventi ben delineato a tavolino.

Questo non esclude che il tuo evento possa aver riscosso comunque un discreto successo, ma se vuoi arrivare a pianificare e promuovere eventi di enorme successo allora non puoi lasciare niente al caso. 

Il fallimento è dietro l’angolo anche quando la tua idea è buona, addirittura quando è ottima.

L’insuccesso infatti non sempre è legato a errori nell’idea, quanto all’aver sottovalutato l’importanza di progettare, organizzare e pianificare ogni evento nei suoi minimi dettagli.

Sai bene che non ha alcun senso lanciarsi in una campagna di event marketing senza un progetto ben preciso, per finire poi nella maggior parte dei casi a disperdere gli investimenti fatti in termini di budget, energie, persone, tempo e immagine. Da questa premessa è arrivata l’idea di questo post, in cui troverai tre consigli concreti che trasformeranno l’evento che stai organizzando per il tuo cliente in un evento di enorme successo, per la tua gioia e la sua.

Consiglio #1 – L’event marketing è strategia, con una attenzione maniacale ai dettagli

Nell’event marketing e, a livello pratico, quando ti trovi nella situazione di progettare un evento, ci sono alcuni aspetti come per esempio: il luogo, il catering o l’intrattenimento che senza dubbio sono una parte cruciale nell’organizzazione di un evento di successo.

Gli elementi fondamentali di cui tenere conto sono differenti a seconda della tipologia di evento cui ti stai interfacciando – se è online oppure offline, se si tratta di un evento aziendale come un open day o la celebrazione di un anniversario, se sei chiamato a organizzare un evento culturale come una mostra o una rappresentazione teatrale – ma il concetto generale è che l’organizzazione di un evento di successo parte sempre da una cura maniacale, o quasi, di ogni aspetto sin dalle basi.

Nell’event marketing e, a livello pratico, nelle attività di pianificazione dell’evento stesso, ci sono alcuni aspetti che sono assolutamente cruciali perchè questo si trasformi in un successo.

Alcuni di questi sono sicuramente:

• il luogo, l’ambiente fisico in cui l’evento si svolge
• l’ambito dei suoi partecipanti
• il suo scopo: eventi aziendali ed eventi culturali possono avere anche lo stesso pubblico – magari professionisti in ambito finanziario o business – ma quello che vorranno comunicare sarà quasi sicuramente molto diverso

Poi altri elementi di cui tenere conto sono ovviamente differenti a seconda della tipologia di evento cui ti stai interfacciando – se è online oppure offline, se si tratta di un evento aziendale come un open day o la celebrazione di un anniversario, se sei chiamato a organizzare un evento culturale come una mostra o una rappresentazione teatrale – ma il concetto generale è che l’organizzazione di un evento di successo parte sempre da una cura maniacale, o quasi, di ogni aspetto sin dalle basi.

Trasmetti un’emozione!

Di certo l’esperienza aiuta, ma l’esperienza matura col tempo e con eventi di rilievo.

 Gli elementi nominati poco fa sono fattori chiave nella creazione del flusso di comunicazione tra te e il cliente target che ti ha chiesto di organizzare l’evento. 

Tale flusso di comunicazione passa attraverso un messaggio emozionale. Prova a pensarci: quando partecipi a un evento aziendale o a un evento culturale, che cosa ti rimane di più?

Una cena ben curata, non solo nel cibo ma anche, per esempio, nella combinazione degli ospiti al tavolo, la musica che hai sentito, il luogo particolare in cui l’evento è stato allestito o un set insolito delle luci.

Sono tutti dettagli da cui puoi trarre spunto, a patto di contestualizzarli nella realtà dei tuoi clienti: nei messaggi che per loro sono importanti, nel loro modo di comunicare e di agganciarli al loro prodotto e/o servizio.

Ed è proprio il prodotto che deve diventare il perno dell’intrattenimento e dell’organizzazione dell’evento, tenendo ben presente che il target deve avere occasioni di interazione divertenti: in questo modo sarai sicuro di non esser dimenticato, così come non sarà dimenticato il tuo evento.

Anzi, il successo che hai ottenuto organizzando l’evento diventerà un tassello di esperienza per te e probabilmente sarà di spunto per altri.

Qualche esempio

Ecco un esempio piuttosto semplice: capita spesso, quando organizzi eventi aziendali, di mettere a disposizione degli ospiti shuttle per il trasferimento dall’aeroporto o dall’hotel sino alla località in cui si tiene l’evento stesso.

Un’idea che puoi sfruttare è quella di creare un video con una comunicazione fortemente emozionale, da trasmettere durante il viaggio, con messaggi, musica ed immagine che richiami ciò che gli ospiti troveranno una volta approdati all’evento.

Se invece ti stai occupando dell’organizzazione di eventi culturali, potresti ricorrere a tattiche di guerrilla marketing o guerrilla promotion, utilizzando  il prodotto in modo creativo e di conseguenza organizzando  un evento unico, indimenticabile e di successo.

Se il tuo cliente ti chiede di organizzare un evento in una grande città, piena di iniziative in cui è difficile attirare l’attenzione delle persone, potresti mostrare opere d’arte o prodotti in luoghi inattesi, in cui nessuno si aspetterebbe mai di trovarli ed proprio per questo non se ne dimenticherà.

Un paio di note sulla guerrilla marketing

Se decidi di applicare la guerrilla marketing ad un evento che stai organizzando, accertati che il pubblico di riferimento possa comprendere il messaggio che stai veicolando.

Ricorda inoltre che le tattiche di guerrilla marketing e guerrilla promotion sono caratterizzate dal mordi e fuggi. In altre parole sono modalità poco adatte a una campagna di più lungo periodo che dev’essere invece sviluppata secondo metodologie più convenzionali.

Consiglio #2 – Per un evento di successo, mantieni sempre le promesse e da’ agli ospiti ciò che si aspettano

Se sei arrivato all’evento e questo significa che hai pianificato tutto come si deve e stai aspettando gli ospiti.

Se hai inserito l’event marketing nel marketing mix dei tuoi clienti sicuramente hai attivato diversi canali per portare il target definito all’evento che hai organizzato: hai avviato attività di e-mail marketing, hai studiato post sponsorizzati sui social, hai creato un sito, una pagina web o un’app dedicata all’evento e ti sei preso cura di tutte le misure logistiche.

Sei hai fatto tutto secondo manuale, hai probabilmente fornito agli invitati una buona ragione – o più buone ragioni – per partecipare all’evento. Ora si tratta di mantenere le promesse. Perché?

Perché gli ospiti vogliono essere sicuri di partecipare a un evento di successo e dal loro punto di vista significa presenziare a un evento con contenuti di valore per loro stessi e per la loro professione.

Nell’event marketing serve sempre un piano B!

Quando parliamo di event marketing, parliamo anche di come riuscire a convincere persone che vivono giornate molto impegnative ad investire una parte del poco tempo che hanno in un evento culturale o aziendale.

In poche parole inizia da subito a considerare l’evento che sei stato chiamato ad organizzare come un prodotto e come tale dovrai essere in grado di venderlo, senza false promesse.

Passando alla fase pratica, se nell’agenda dell’evento hai inserito una serie di interventi con determinati relatori, dovrai fare in modo che non ci siano cambiamenti dell’ultimo minuto: può essere che alcuni dei tuoi ospiti siano lì proprio perché interessati a uno specifico argomento e se questo non venisse trattato dalla persona che si aspettano resterebbero delusi e genereresti in loro confusione.

Questo non significa che non ci possano essere imprevisti, ma nell’event marketing più che in altri settori del marketing gli imprevisti devono essere considerati e risolti preventivamente con un piano B.

Per esempio, se hai pianificato una tavola rotonda fa in modo di avere per ogni relatore un eventuale sostituto di pari livello, preparato sul medesimo argomento e pronto a intervenire in caso di assenza del titolare.

Se nella promozione del tuo evento hai usato determinati tipi di grafiche, di colori, di messaggi e di musica, questi dovranno essere ripresi e sottolineati durante l’evento. L’invitato si sentirà così a casa, sentirà un senso di continuità tra quello che gli è stato promesso e ciò che gli stai effettivamente proponendo durante l’evento.

Consiglio #3 – L’evento è terminato… ma il tuo lavoro da event marketer no!

Sospiro di sollievo: l’evento che hai organizzato con tanta cura è terminato, gli ospiti se ne sono andati soddisfatti e tu pure, e ora ti ritrovi stanchissimo e contento.

Ma ora arriva il punto più importante.

Una delle fasi fondamentali dell’event marketing infatti, peraltro determinante per sancire la riuscita di un evento di successo, riguarda la gestione del post-evento.

Il follow up dell’evento

Il follow up dell’evento, definizione che troverai spesso occupandoti di event marketing, non va fatto perché questo post o un nostro manuale ti consigliano di farlo, ma perché si tratta un’attività che ti consente di ottenere opinioni di valore rispetto all’evento che hai organizzato e di stringere ulteriormente le relazioni che hai creato durante l’evento.

Quando e come pianificare il follow up?

Le attività di follow up vanno pianificate prima dell’evento, in poche parole quando inizi ad organizzarlo: per questo decidi preventivamente cosa comunicare agli ospiti una volta terminato l’evento.

Le attività da mettere in campo sono molte, puoi per esempio inviare un ringraziamento personalizzato, eventualmente corredato con contenuti di valore (le slide degli interventi o un video riassuntivo se hai organizzato un evento aziendale oppure il catalogo della mostra o un ebook interattivo se hai promosso un evento culturale) chiedendo in cambio la compilazione di un questionario per identificare eventuali punti critici da non ripetere.

Non esitare nell’inviare contenuti e messaggi successivi all’evento: in generale, non aspettare oltre le 48 ore. Se il tuo evento ha avuto una durata di più giorni, inoltre, potresti pianificare le attività di follow-up giorno per giorno.

Rivedi l’organizzazione dell’evento dall’inizio

Infine, ricordati di passare al setaccio tutti i canali on-line che avevi attivato per organizzare il tuo evento. Se la pagina o il sito web dedicati all’evento sono stati linkati da blog o siti di news, ricordati di impostare un redirect 301 alla pagina degli eventi principali o del prossimo evento per evitare uno spiacevole effetto abbandono in quegli utenti che per qualsiasi ragione dovessero capitare nuovamente su quella pagina o su quel sito.